Si vous prévoyez déménager votre entreprise, il est important de bien préparer votre déménagement. Vous devez prévoir des documents administratifs, réunir des fournitures et des outils de déménagement, organiser le transport et le stockage des biens de l’entreprise, poser les préavis…Découvrez dans cet article les processus d’un déménagement d’entreprise à Paris réussi.
Communiquer le déménagement à toute l’équipe
Une fois la date du déménagement choisie, vous devez informer vos salariés le plus tôt possible. Selon le type de déménagement, il peut être nécessaire d’organiser une réunion avec l’ensemble des membres de l’équipe pour fournir des informations détaillées sur la procédure et les délais. Il est également important de répondre aux questions et aux préoccupations des employés et de leur fournir des informations sur les services proposés pour faciliter le processus. Pour cela, vous pouvez engager un responsable de déménagement. Une fois que toute l’équipe est informée et prête, le déménagement peut commencer.
Poser le préavis et réaliser le changement d’adresse
Les délais de préavis pour le déménagement d’une entreprise dépendent principalement des conditions contractuelles entre les deux parties. Pour un bail commercial, le préavis doit être donné un à 6 mois avant le déménagement. L’entreprise doit notifier les organismes administratifs concernés dès que possible. Les changements d’adresse doivent être effectués auprès de son service des impôts, de la chambre de commerce et d’industrie et, le cas échéant, des organismes bancaires ou financiers. Il est également nécessaire de mettre à jour l’adresse sur le site web, les réseaux sociaux et les documents commerciaux.
Trouver une entreprise de déménagement
Il est important de comparer les différents prestataires proposant des services de déménagement d’entreprise à Paris. Pour ce faire, vous pouvez dresser une liste des prestataires, et consulter leurs offres. Essayez donc d’examiner les commentaires des clients sur leurs services et leurs tarifs afin de s’assurer que le prestataire choisi est fiable et offre un bon service. Vérifiez aussi l’expérience et les compétences de votre futur déménageur. Cela vous permet de savoir en avance si l’entreprise que vous choisissez est en mesure d’effectuer le déménagement de manière professionnelle et efficace. Assurez-vous que le prestataire dispose des équipements et de l’assurance nécessaires pour garantir la sécurité et l’intégrité des biens à déménager. Une fois l’entreprise sélectionnée, vous pouvez faire une demande de devis et négocier les tarifs proposés, voir ici.
Faire le tri des affaires à déménager
Le tri des affaires lors d’un déménagement d’entreprise à Paris est un processus indispensable pour assurer une transition en douceur. Il implique de trier les biens et documents de l’entreprise afin de faciliter leur déplacement et réorganisation. Tout d’abord, vous devez cataloguer et étiqueter chaque article. Les articles peuvent être triés par type (meubles, matériel informatique, documents, etc.), par pièce ou par fonction. Cela aidera à savoir où tout doit aller et à faciliter le déménagement. Ensuite, il est conseillé de faire un inventaire de chaque article et de les emballer correctement. Les articles fragiles comme les œuvres d’art doivent être correctement emballés pour éviter tout dommage pendant le transport. Il peut être judicieux de numéroter les cartons afin de pouvoir les retrouver facilement.
Nettoyer les anciens locaux et réaliser des travaux dans les nouveaux locaux
Nettoyer les anciens locaux à l’évacuation :
- Inspecter les lieux pour vérifier l’état des lieux
- Évaluer le nombre de cartons et d’autres éléments à déplacer
- Trier et emballer les biens selon leur destination
- Nettoyer les locaux et remettre les lieux en ordre
- Faire des inventaires des biens à déplacer
Préparer les nouveaux locaux :
- Évaluer le nombre et la taille des pièces nécessaires
- Choisir le mobilier et les outils nécessaires
- Nettoyer les locaux et les remettre en ordre
- Installer le mobilier et les outils selon les plans prévus
Tester et dépanner si nécessaire